Çocuk kulübünün açılacağı tüm öğretmenlere duyurulur ve öğretmenlerden kulüp açmak isteyenler belirlenen süre içerisinde okul idaresine talep dilekçelerini iletir. Örnek talep dilekçesi
Toplanan öğretmen dilekçeleri okul idaresi tarafından değerlendirilir ve açılması kararlaştırılan kulüpler için duyuruya çıkılır.(değerlendirme sadece yer sağlama ve zaman üzerinden yapılır)
Duyuru sonrası talep eden velilere başvuru formu dağıtılır.
Başvuru formları okul idaresine teslim edildikten sonra sayı yeter kontrolü yapılır.
Grup açılışı için yeter sayı en az 10 çocuktan oluşur.
Gerekli çocuk sayısını bulan kulüpler için sözleşme imzalama aşamasına geçilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra kayıt işlemi yapılır ve çocuk kulübe dahil edilir. Örnek sözleşme için
Gerekli evraklar tamamlandığında okul müdürlüğünün teklifi ve il/ilçe millî eğitim müdürlüğünün onayı (EK-1) ile çocuk kulübü kurulur. Çocuk kulübü, kurulduğu okulun adını alır. Örnek form EK1
Okul müdürlüğünce gönderilen onay yazısı il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce 7 iş günü içerisinde karara bağlanır. Kulüp bu 7 gün içinde etkinliklere başlayabilir ancak sürenin aşılmaması gerekir.
Çocuk kulüplerinin kayıt ve diğer tüm işlemleri okul müdürlüğü tarafından e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden yapılır.(E okul üzerindeki girişlerde ortaokul kısımları için uygun başlıklar bulunmuyorsa yakın başlıklarla girişler yapılır. )
Çocuk kulübü kurulamayan okullardaki çocuklar, başka okulların çocuk kulüplerine kayıt yaptırabilirler.
Eğer okulda ilk defa kulüp kuruluyorsa sadece kulüp işlemlerinde kullanılmak üzere aşağıdaki defterler ve dosyalar temin edilir.
1 adet karar defteri (İl/ilçe millî eğitim müdürlüğü tasdikli) temin edilir.(Defterde sayfa numaralandırılması yapılır ve ortasından her sayfa mühürlenir. Hazırlanan defter notere götürülür ve gerekli işlemler yaptırılarak süreç tamamlanır.)
Kulüp Sınıf ve Yoklama Defteri,
Kulüp ücretleri ile ilgili Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyası,
Kulüp eğitim etkinlikleri program ve planlar dosyası,
Kulüp denetim dosyası, tutulur.
Bu defter ve dosyalardan uygun olanlar elektronik ortamda da tutulabilir.
Karar defteri temin edildikten sonra kulübün açılışını, Etkinlik Günleri, Günlük Etkinlik Saati ve Faaliyet Alanları ile ilgili bilgiler kapsamında gerekli kuruluş kararı alınır.
Örnek Karar
Karar No: 2025 -1
Tarihi: 08.09.2025
Katılanlar: Yönetim Kurulu Başkanı, Başkan yardımcısı, Koordinatör, Oab Başkanı, Oab Üyesi İsimleri yazılacak
Karar 1: 2025 – 2026 Eğitim Öğretim yılında okulumuzda çocuk kulübü kurulmasına, kurulan çocuk kulübünde yönetim kurulu başkanı olarak okul müdürü …..’nın belirlenmesine, Başkan yardımcısı olarak müdür yardımcısı …… nın belirlenmesine, (müdür yardımcısı olmayan okullarda yerine öğretmen …… ‘nın belirlenmesine, koordinatör öğretmen olarak …… ‘nın belirlenmesine, Oab başkanı ……… ‘nın ve okul aile birliği üyesi …….’nın belirlenmesine karar verilmiştir.
Karar 2: mevcut memur maaş katsayısının 0,907796 olduğu gündüz öğretim göstergesi (140) ile çarpımında 127,09144 rakamının bulunduğu görülmüştür. Yönergeye göre yemekli okullar için belirlenen ders saati birim ücreti sınırının 31,77 TL ile 42,36 TL arasında bulunduğu -yemeksizse; yönergeye göre yemeksiz okullar için belirlenen ders saati birim ücreti sınırının 21,18 TL ile 31,77 TL arasında bulunduğu- görülmüş olup, okulumuzda birim ders saat ücreti olarak 42,11 TL rakamının uygulanmasına karar verilmiştir.
Karar 3: günlük 6 ders saati kulüp faaliyeti yapılmasına karar verilmiştir.
Karar 4: Eylül – Ekim – Kasım – Aralık ayları için toplam iş günü sayısının 76 olduğu, aylık ortalama 19 iş günü bulunduğu görülmüştür. aylık ortalama kulüp ücretinin (42,11 x 6 x 19) = 4.800 TL olarak belirlenmesine karar verilmiştir.
Karar 5: Ocak ayında güncel katsayıya göre yeniden hesaplama yapılarak velilere bildirilmesine karar verildi.
Karar 6: Çocuk Kulüpleri Yönergesinin 6. Maddesinin 1. Fıkrası gereği ……… , ……… ,…… isimli çocukların ücretsiz/ … oranda indirimli yararlanmasına karar verildi.
Karar 7: Çocuk Kulüpleri Yönergesinin 6. Maddesinin 1. Fıkrası gereği birden çok çocuğu bulunan velilerin çocuk kulübünden %50 indirimli faydalanmasına karar verildi.
Karar 8: Çocuk Kulübü etkinlik alanları olarak ………. , ………. , ………. , ………. , ………. , ………. Belirlenmesine karar verildi.
Karar 9: Çocuk Kulübü öğretmeni olarak, ………….,…………., ………. , ………. , ………. , ………. Belirlenmesine karar verildi.
Karar 10: Çocuk kulübünde Aşçı olarak ………. ‘nın, Yardımcı personel olarak ………. , ………. ‘nın görevlendirilmesine, maaşlarının çocuk kulübü bütçesinden karşılanmasına karar verildi.
Karar 11: Yapılan ihale sonucunda;
Yemek hizmet alımı yapan okullar: yemek hizmet ihalesini kazanan …………’dan günlük 3 öğün yemek temini yapılmasına, ödemelerinin puantaj ve fatura karşılığı aylık olarak yapılmasına
Yemek hizmetini kendi sağlayan okullar
Market ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Manav ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Kasap ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Şarküteri ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Temizlik ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Kırtasiye ihtiyacı için gıda ihalesini kazanan ………. ‘dan gerekli görülen malzemelerin teslim belgesi ile alınarak ödemelerinin aylık olarak yapılmasına,
Karar 12: kulüp etkinlik planlarının yönetim kurulunca değerlendirilerek, yönetim kurulu başkanı onayına sunulmasına
Karar 13: Kulüp yönetim kurulunun aylık olarak toplanmasına karar verildi.
Bşk yrd. Koord. Öğretmen Oab bşk. Veli
Olur
Yönetim Kurulu Bşk
(Örnek kararı okulunuzda açacağınız kulübe uygun olarak düzenleyip kullanabilirsiniz.)
*****KULÜP AÇILIŞ KARARI ALINDIKTAN SONRA OKUL AİLE BİRLİĞİNDEN VE KULÜP KARAR DEFTERİNDEN ORTAK KARAR ALINARAK OKUL-AİLE BİRLİĞİ HESABI ALTINDA OKUL ADIYLA ÇOCUK KULÜBÜ HESABI AÇILIR.
YENİDEN KULÜP AÇILIŞI
Yeni dönem için kulüp açacak kurumların mevcutta gerekli defter ve dosyaları olduğu için yenileme yapmalarına gerek yoktur.Yukarıdaki karar okula uyarlanıp açılış yapılabilir.